Privacybeleid

EKC en de bescherming van de persoonsgegevens

De Belgische wet verplicht sinds midden 2018 alle organisaties en bedrijven, dus ook EK©, tot
concrete maatregelen om persoonlijke gegevens van iemand te beschermen, vanaf het ogenblik dat ze worden ontvangen. Het naleven van deze wet wordt opgevolgd voor de ‘Belgische Gegevensautoriteit Privacybescherming’.

Dit alles is voorzien in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en toe te passen in elke lidstaat van de Europese
gemeenschap. Uitzonderlijk blijven je ouders onze contactpersoon als het over de bescherming van je gegevens gaat. Bijvoorbeeld: als dat door een rechter wordt
opgelegd.

Algemeen

  • Elke persoon vanaf 13 jaar heeft recht op de bescherming en privacy van zijn gegevens in de
    ogen van de Belgische wet.
  • Elke persoon kan contact met ons opnemen voor zijn/haar gegevens op te vragen of in te
    kijken of te verbeteren. Een derde kan geen gegevens van een ander opvragen of inkijken,
    behalve indien hij gemandateerd is.
  • We vragen en bewaren enkel de meest noodzakelijke gegevens op die nodig is voor een
    goede werking en verantwoording.
  • Onze vrijwilligers zijn gebonden aan discretieplicht volgens art. 458 van het Strafwetboek.
    We geven dus ook geen gegevens door aan buitenstaanders, tenzij de wet ons daartoe
    verplicht.
  • We beschermen je gegevens tegen verlies, inkijk door derden of gebruik buiten de bedoelde
    context.

2. De Nieuwsbrief

  • Welke gegevens vragen/bewaren wij:
    • Naam + voornaam
    • E-mailadres
    • Organisatie, adres en telefoon (indien u vanuit een professioneel perspectief werkt)U ontvangt onze nieuwsbrief na:
    • inschrijving via de website
    • aanvraag van een informatiepakket via de website
    • informatievraag via mail (concept, folders, opleiding of vorming, …)Hoe uitschrijven?
    • via de link onderaan in de nieuwsbrief
    • via mail: wij dienen uw vraag tot uitschrijving te ontvangen viao het mailaccount waarbij u bent ingeschreven op onze nieuwsbrief.o Via een ander account en in bijlage door een kopie van uw ID-card➔ Na vraag tot uitschrijving worden uw persoonlijke gegevens verwijderd, tenzij uw gegevens
    verband houden met uw activiteit als professional. U ontvangt niet meer de nieuwsbrief.

3. De bijzondere rol van de EKC-coördinator

We hebben onze coördinatoren opgedragen:

  • discreet te zijn in zijn contacten met alle personen die nodig zijn om een beeld te krijgen van de problematiek waarover de conferentie moet gaan en om samen met de mensen rond de tafel tot een oplossing te komen;
  • je altijd helder te antwoorden als je vragen hebt, iets niet begrijpt of achtergrondinfo nodig hebt over de bescherming van je privacy, over je rechten om daarop toe te zien of als je eén van je rechten daarvoor wil gebruiken;
  • alleen contact te nemen en te onderhouden met personen die voor het welslagen van de conferentie nuttig kunnen zijn, en niet met anderen;
  • er ook voor te zorgen dat op de conferentie alleen personen aanwezig zijn die goede bedoelingen hebben en die je dus kan vertrouwen;
  • zowel bij het begin van de conferentie als bij het einde alle aanwezigen te wijzen op hun plicht tot discretie over wat in de conferentie is gebeurd en dat dat meer is dan de afspraken die op het einde van de conferentie op papier zijn gezet.

4. Het informatiepakket

Welke gegevens vragen/bewaren wij:
• Naam + voornaam
• E-mailadres
• Organisatie (indien u vanuit een professioneel perspectief werkt)
• Straat + huisnummer – postcode + gemeente
➔ Na verzending van het materiaalpakket worden enkel uw naam en e-mailadres bewaard voor
onze nieuwsbrief, tenzij uw gegevens kaderen in een professionele werking.
Indien u onze nieuwsbrief niet wenst of u wenst dat uw gegevens niet bewaard worden, kan
u zich uitschrijven. (zie punt 1)

U ontvangt een informatiepakket na:
• aanvraag via de website
• aanvraag via mail

5. Opleiding voor coördinatoren

Welke gegevens vragen wij:
• Naam + voornaam
• E-mailadres
• Organisatie (indien u vanuit een professioneel perspectief werkt)
• Straat + huisnummer – postcode + gemeente
➔ Na verzending van het materiaalpakket worden enkel uw naam en e-mailadres bewaard voor
onze nieuwsbrief, tenzij uw gegevens kaderen in een professionele werking.

Welke gegevens bewaren wij:
• Indien u na inschrijving om welke reden dan ook niet naar de opleiding komt, bewaren wij
enkel uw naam + voornaam en e-mailadres voor onze nieuwsbrief.

• Indien u de opleiding deels voltooid worden al uw gegevens gedurende 1 jaar bijgehouden
en ontvangt u mailinformatie omtrent nieuwe opleidingsdata, tenzij u aangeeft dat u de
opleiding niet wenst verder te zetten dan zal enkel nog uw naam + voornaam en uw e-mailadres worden bewaard voor onze nieuwsbrief.

• Indien u de opleiding voltooid en

o U wenst geen vrijwilliger te worden: enkel uw naam + voornaam en e-mailadres
worden bewaard voor de nieuwsbrief. U kan altijd uitschrijven indien u wenst (zie
punt 1).

o U wenst wel vrijwilliger te worden binnen EK© vzw. Om dit administratief in orde te
brengen, vragen wij u de volgende documenten in te vullen/ terug te bezorgen:
❖ Informatie en afsprakennota EK© vzw, in tweevoud
U die deze te lezen en ondertekenen en 1 exemplaar terug te sturen.
❖ Inlichtingsfiche vrijwilliger. In te vullen, ondertekenen en terug te sturen.
❖ Attest model II : goed gedrag en zeden (af te halen bij het stadhuis) en op te sturen.

6. Fantastisch! U bent vrijwilliger bij ons!

Welke gegevens houden wij van u bij:
• Afsprakennota (in de maak)
• Inlichtingsfiche (in de maak)
• Attest goed gedrag en zeden model II

Wat doen we met deze gegevens:
Deze gegevens gebruiken we enkel binnen de vzw. Dit houdt ook in dat je gegevens kunnen
doorgegeven worden aan een vrijwilliger van de vzw om vb. contact met je op te nemen voor
een regionale intervisie, een coaching, een carpooling van de ontmoetingsdag van EK©, …
Onder geen geval geven wij uw gegevens aan derden buiten de vzw, buiten de opdracht van je
vrijwilligerswerk.

Ik wens geen vrijwilliger meer te zijn. Wat gebeurt er met mijn gegevens?:
Indien je geen vrijwilliger meer wenst te zijn binnen EK© vzw, dien je ons dit schriftelijk te
melden via mail, brief, …
Wens je wel nog de nieuwsbrief, dan worden je naam en e-mailadres bewaard. Al jouw andere gegevens worden verwijderd.
Indien je geen nieuwsbrief meer wenst, worden al jouw gegevens verwijderd uit onze database.

7. Gegevensverwerking binnen een Eigen Kracht-traject

Welke gegevens worden opgevraagd/ gedeeld?
Voor de vrijwilliger-coördinator:
• Wij delen enkel uw naam met de aanmelder, bij de opstart van een traject.
• U kan gebruik maken van een gsm van EKC. Indien u hier niet voor kiest, deelt u ook uw
persoonlijk nummer. Dit is op eigen verantwoordelijkheid.
• U kan gebruik maken van een door u aangemaakt nieuw e-mailadres voor uw EKCopdrachten. Indien u hier niet voor kiest kan u uw eigen e-mailadres gebruiken.
Dit is wel op eigen verantwoordelijkheid.
• Aan uw coach bezorgen wij u naam, e-mailadres, gsmnummer EKC-toestel & persoonlijk gsm
nummer/ telefoonnummer voor contact.
• Uw naam en nummerplaat worden doorgegeven aan de verzekering bij aanvang van het
traject.

Voor de vrijwilliger-coach:
• Wij bezorgen uw naam, e-mailadres en gsm-nummer/ telefoonnummer aan de coördinator
voor contact.

Voor de personen voor wie het traject wordt aangevraagd:
Wij vragen een aantal gegevens op aan het gezin via onderstaande formulieren. Bij het invullen
van deze formulieren hoort het gezin/ persoon altijd betrokken te worden.
• Aanmeldingsformulier – bij de aanvraag van een EK-traject.
• Info-formulier – als het gezin/ persoon het traject wenst verder te zetten na het
kennismakingsgesprek
• Plan-formulier – formulier waar de aanwezigen, de afspraken en het plan wordt in
opgenomen dat het gezin en het netwerk heeft gemaakt.
• Evaluatieformulieren – persoonlijk in te vullen na de conferentie
Voor het netwerk van het gezin dat bij het traject wordt betrokken:
• Wij ontvangen van het kerngezin/ persoon een aantal gegevens omtrent de personen die zij
wensen te betrekken in hun EK-traject. Deze worden enkel gebruikt binnen dit traject, incl.
een eventuele follow-up na 1 en 3 maand na de conferentie.
• Plan-formulier – formulier waar de aanwezigen, de afspraken en het plan wordt in
opgenomen dat het gezin en het netwerk heeft gemaakt.
• Evaluatieformulieren – persoonlijk in te vullen na de conferentie.

Voor de professional:
• Wij ontvangen van het kerngezin/ persoon een aantal gegevens omtrent de professional(s)
die zij wensen te betrekken in hun EK-traject. Deze worden enkel gebruikt binnen dit traject,
incl. een eventuele follow-up na 1 en 3 maand na de conferentie.
• Eventueel Plan-formulier – formulier waar de aanwezigen, de afspraken en het plan wordt in
opgenomen dat het gezin en het netwerk heeft gemaakt.
• Eventueel evaluatieformulieren – persoonlijk in te vullen na de conferentie.

Welke gegevens worden bewaard:
• De vzw bewaart het dossier van een traject voor 7 jaar, waarna dit wordt vernietigd. De documenten worden ook geanonimiseerd en … . Deze versie blijft bewaart in het digitaal
archief van de vzw ten behoeve van onderzoek en rapportering.
• Alle notities en e-mails die de coördinator persoonlijk neemt gedurende het traject worden
vernietigd na het traject. In uitzondering van belangrijke informatie die aan de vzw wordt
bezorgd ter toevoeging aan het dossier.
• Indien de aanmelding is gebeurd door een professional, worden zijn contactgegevens in ons
archief bewaard en ontvangt deze professional ook onze nieuwsbrief. Het is altijd mogelijk u
uit te schrijven – zie punt 1
• Vanaf 2019 worden een minimum aan gegevens geregistreerd in het BINC, het online
registratiesysteem van de Vlaamse Overheid.

Meer info omtrent BINC:
https://www.kennisplein.be/Documents/Binc/wat%20ouders%20en%20jongeren%20moete
n%20weten%20over%20Binc%20(2%200).pdf

8. U bent lid van de Algemene Vergadering of van de Raad van Bestuur

Welke gegevens hebben we nodig, delen wij en bewaren wij:
Nog komende

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik geen lid meer wens te zijn?
Nog komende

9. Sollicitatiegegevens

Wat doen wij met sollicitatiegegevens indien u niet wordt aangenomen:
Alle gegevens worden bijgehouden gedurende 1 jaar. Daarna worden ze verwijderd uit onze
database.

Wat doen wij met sollicitatiegegevens indien u wordt aangenomen:
(Zie punt 10 – personeelsgegevens)

10. Personeelsgegevens

Nog komende

11. Stagiair(e)

Nog komende

12. Contactgegevens voor info en/ of klachten of melding van lekken:

Contactgegevens Eigen Kracht Centrale vzw
Ondernemingsnummer: 0882.864.801
Adres: Gelbergenstraat 48 – 3471 Hoeleden
Telefoonnummer: 0489/455 413
E-mailadres: [email protected]
Website: https://eigenkrachtcentrale.beBelgische Gegevensautoriteit Privacybescherming (vroegere privacycommissie)Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/